0
Vergelijken
0
EUR 0,00
FR EN
Producten
IT Oplossingen
Services
IT Trends
Markten
Wie zijn wij
ARTICONA
Notebooks & tablets
Pc's & servers
Monitor & Beamers
Printers & supplies
Telefonie & GPS
Randapparatuur
Opslag & Backup
Netwerk
Kabels
Kantoor
Software
Onthouden producten
Vergelijken
Totaalbedrag excl. BTW 0,00

Het papierloze kantoor: mythe of mogelijkheid?

Published on 29 March 2018 papierloos kantoor

Het idee van het papierloze kantoor heeft zijn oorsprong in de jaren tachtig van de vorige eeuw. Met de steeds bredere verspreiding van computers, printers en digitale communicatie rees ook de behoefte aan manieren om de toenemende stroom aan papier in te perken. Daarbij speelden efficiëntere werkwijzen en de bescherming van het milieu een belangrijke rol.

In 2001 stelden de Engelse wetenschappers Abigail Sellen en Richard Harper in hun studie The Myth of the Paperless Office vast dat de opkomst van de elektronische communicatie het gemiddelde papierverbruik in bedrijven met ‘slechts’ veertig procent had verlaagd. En aan dit beeld is tot nu toe weinig veranderd. Het papierloze kantoor is in veel ondernemingen nog altijd eerder wensdroom dan werkelijkheid.

Maar hoe zit dat nu precies? Waarom deinzen we terug voor het idee van papierloos werken, terwijl we toch al veel via e-mail ontvangen en onze informatie vaak online zoeken? Waarom printen we het allemaal uit, in plaats van het eenvoudigweg op te slaan?

Printen en het werken van nu – gaan ze nog wel samen?

De moderne manier van werken is een flexibele manier van werken, zonder vaste werkplekken. Zou het niet veel logischer zijn volledig af te stappen van papier en altijd en overal toegang te hebben tot alle benodigde gegevens en documenten?

Hoe logisch en simpel het misschien ook klinkt, de overstap naar papierloos werken heeft wel wat voeten in de aarde en er zijn veel vragen om rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan de volgende:

  • Welke gegevens moeten enkel nog digitaal beschikbaar zijn?
  • Welke technische infrastructuur/database is geschikt voor het bedrijf?
  • Welke documenten die nu op papier beschikbaar zijn, moeten worden gedigitaliseerd?
  • Welke training hebben onze medewerkers in dit verband nodig?

Voordelen van het papierloze kantoor

Daarbij komt nog dat sommige documenten, zoals overeenkomsten en vonnissen, enkel in de originele (papieren) versie geldig zijn. Toch loont het de moeite het gebruik van papier waar mogelijk in te perken:

  • Bespaar ruimte. Doordat documenten digitaal worden opgeslagen, heeft u geen dossiers, mappen en kasten meer nodig.
  • Bespaar tijd. In een gestructureerde database zijn documenten simpel en snel terug te vinden. Stapels papier doorbladeren is verleden tijd.
  • Werk efficiënter. U hoeft uw werk niet meer te onderbreken om documenten bij de printer op te halen.
  • Werk flexibel. Medewerkers hebben altijd en overal toegang tot alle benodigde gegevens en documenten.
  • Werk sneller. Informatie kan sneller worden verspreid.
  • Bespaar kosten. Print- en papierkosten vallen lager uit.

Het is dan misschien nog niet mogelijk om printen compleet uit te bannen, maar met de juiste oplossing kunt u uw documenten wel eenvoudig digitaliseren en uw printkosten terugdringen. Hoe? We adviseren u graag over wat voor uw situatie en behoeften het beste werkt, nu en in de toekomst. Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

vertical_align_top